Ochrana osobních údajů - GDPR Minute Group s.r.o.

GDPR zásady zpracování osobních údajů

Podniková směrnice 5/2018 - GDPR: Zásady zpracování osobních údajů fyzických osob
Minute Group s.r.o. se sídlem v Praze 5, Anny Rybnčkové 2615/1, 155 00 Praha 5, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze pod spisovou značkou C 307291, IČ: 077 70 324 (dále jen „Minute Group s.r.o.“ nebo „my“), věnuje nejvyšší možnou pozornost zabezpečení osobních údajů našich zákazníků.
Kromě nařízení (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“) se řídíme platnými zákony České republiky, závaznými podnikovými pravidly schválenými vedením společnosti. Veškeré údaje, které společnost Minute Group s.r.o. shromažďuje, zpracovává pouze pro odůvodněné účely, po dobu nezbytnou a s využitím maximální možné míry zabezpečení.
Ochrana osobních údajů nejen našich zákazníků, ale i příjemců, dodavatelů či jiných obchodních partnerů považujeme za naši základní prioritu.
V souvislosti s Nařízením GDPR níže uvádíme zásady zpracování osobních údajů. Pověřenec pro ochranu osobních údajů (Data Protection Officer, dále jen „DPO“) pro Minute Group s.r.o., disponuje dostatečnými znalostmi o ochraně osobních údajů a jeho základním úkolem je dohlížet na soulad s GDPR.
V případě, že bude mít zákazník jakýkoliv dotaz ohledně zpracování svých osobních údajů, má právo se na nás obrátit prostřednictvím emailové adresy objednavkyshopmg@seznam.cz.
V tomto dokumentu vedení společnosti dává na vědomí veřejnosti informace o tom, jaké osobní údaje zpracováváme o našich zákaznících, zejména o adresátech zásilek, zda údaje zpracováváme na základě souhlasu nebo na základě jiného právního důvodu, k jakému účelu je používáme, zda při zpracování osobních údajů vystupujeme v roli správce či zpracovatele, komu můžeme osobní údaje předávat a jaká mají naši zákazníci v souvislosti se zpracováním svých osobních údajů práva.

Jaké údaje zpracováváme ?

Zpracováváme následující osobní údaje:
a)identifikační údaje, kterými se rozumí jméno a příjmení, IČO a DIČ, pokud jste podnikatel;
b)kontaktní údaje, jimiž se rozumí osobní údaje, které nám umožňují kontakt s konkrétním zákazníkem, především e-mailová adresa, telefonní číslo, adresa pro doručení, fakturační adresa;
c)údaje o objednaných službách, kterými rozumíme zejména údaje o přepravovaných zásilkách, které jste si u nás vy nebo vaše společnost objednali, způsobu platby a údaje o reklamacích;

Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?

V rámci naší činnosti zpracováváme osobní údaje pro různé účely a v různém rozsahu:
a)bez souhlasu zákazníka na základě plnění smlouvy, našeho oprávněného zájmu nebo z důvodu plnění právní povinnosti
b)na základě vašeho souhlasu.
Výběr způsobu zpracování osobních údajů zákazníka, které můžeme provádět bez souhlasu je závislý předešlý na tom, k jakému účelu příslušné zpracování má sloužit a v jaké pozici vůči nám zákazník vystupuje – zda je zákazník jen návštěvníkem našeho webu, nebo má s námi uzavřenou smlouvu či u nás objedná zboží či službu.

Účely zpracování

1. Pokud u nás objednáte zboží nebo s námi uzavřete smlouvu

V případě, že u nás objednáte zboží nebo s námi uzavřete smlouvu o poskytování služeb nebo jinou smlouvu, provádíme následující zpracování:
1.1.Zpracování na základě plnění smlouvy
Pokud u nás zákazník jako fyzická osoba objedná zboží, zpracováváme zákazníkovy osobní údaje za účelem dodávky zásilky, v případě jiné smlouvy pak za účelem plnění této smlouvy, zákazníkovy identifikační a kontaktní údaje a údaje o objednávkách.
Jestliže u nás zákazník objedná zboží jako zástupce právnické osoby, zpracováváme zákazníkovy osobní údaje za účelem dodávky zásilky, v případě jiné smlouvy pak za účelem plnění této smlouvy zákazníkovy identifikační a kontaktní údaje a údaje o objednaných službách, a to na základě našeho oprávněného zájmu spočívajícího v uzavření a plnění smlouvy s osobou, kterou zákazník zastupuje.
To, že tyto údaje použijeme za účelem dodávky zásilky nebo plnění smlouvy, znamená, že je použijeme především: abychom se zákazníkem mohli o dodávané zásilce komunikovat, například zákazníkovi zaslat potvrzení o přijetí objednávky zboží nebo služeb; pro potřeby platby za přepravu nebo jinou službu nebo pro potřeby provedení služby; v této souvislosti můžeme zákazníkovy údaje předat také našemu přepravnímu partnerovi, jak je popsáno v část.
Kdo vaše osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?
v souvislosti s reklamací; v souvislosti s zákazníkovými dalšími požadavky, se kterými se na nás obrátí např. pomocí telefonu (call centra).
Pro tento účel osobní údaje zákazníka používáme po dobu dodávky příslušné zásilky nebo plnění smlouvy.
1.2.Zpracování na základě oprávněného zájmu
Pokud u nás zákazník objedná zboží nebo službu nebo s námi uzavřete smlouvu, uchováme zákazníkovy identifikační a kontaktní údaje a údaje o objednaném zboží či službách na základě našeho oprávněného zájmu (bez zákazníkova souhlasu) za účelem ochrany právních nároků a naší vnitřní evidence resp. kontroly.
Našimi oprávněnými zájmy jsou zde ochrana právních nároků a kontrola řádného poskytování služeb společností Minute Group s.r.o..
Za účelem ochrany právních nároků, ochrany majetku a vnitřní evidence resp. kontroly, zpracováváme zákazníkovy údaje po dobu trvání promlčecí lhůty v délce 10 let a jeden rok po jejím uplynutí s ohledem na nároky uplatněné na konci promlčecí doby.
Pokud dojde k zahájení soudního, správního nebo jiného řízení zpracováváme zákazníkovy osobní údaje v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takových řízení a zbývající část promlčecí doby po jeho ukončení.
Dále zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu (tedy bez zákazníkova souhlasu) zákazníkovy identifikační a kontaktní údaje a rovněž údaje o objednaných službách za účelem zasílání nabídek e-mailem; naším oprávněným zájmem je zde propagace našich produktů a služeb.
Pro tento účel zákazníkovy osobní údaje používáme pouze po dobu 6 měsíců od poslední objednávky zboží.
Proti těmto zpracováním, která jsou realizována na základě našeho oprávněného zájmu má zákazník právo uplatnit námitku.
1.3. Zpracování na základě plnění právních povinností Minute Group s.r.o. je povinna plnit zákonem stanovené povinnosti.
Pokud zákazníkovy osobní údaje zpracováváme právě ze zmíněného důvodu, nemusíme získat pro takové zpracování zákazníkův souhlas.
Na tomto právním základě zpracováváme zákazníkovy identifikační a kontaktní údaje a údaje o objednaném zboží či službách a to z důvodu dodržování zejména následujících předpisů: zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, zákona č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele (pokud objednávku realizuje fyzická osoba). zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, nařízeními EU proti podpoře terorismu, praní špinavých peněz. Pro tyto účely zákazníkovy osobní údaje používáme po dobu nejvýše 10 let.

2.Pokud navštívíte náš web

2.1.Využívání souborů cookies a dalších technologií
Pokud zákazník navštíví náš web, do zákazníkova zařízení ukládáme a následně z něj čteme malé soubory jako cookies.
Cookie je malý soubor písmen a čísel, který ukládáme v zákazníkově internetovém prohlížeči nebo pevném disku zákazníkova počítače.
Některé cookies nám umožňují propojit zákazníkovy aktivity během prohlížení našich stránek od chvíle, kdy otevře okno webového prohlížeče, do okamžiku, kdy jej zavře.
Ve chvíli, kdy zákazník zavře okno internetového prohlížeče, tyto cookies se vymažou.
Jiné cookies zůstávají v zákazníkově zařízení po nastavenou dobu a aktivují se pokaždé, když zákazník navštíví webovou stránku, která konkrétní cookie vytvořila. Cookies do zákazníkova zařízení nejen ukládáme, ale také tyto cookies čteme, neboť do zákazníkova zařízení je uložil náš web.
Dále v tomto dokumentu budeme pro jednoduchost mluvit pouze o ukládání. Některé cookies do Vašeho zařízení ukládá přímo náš web.
Tyto cookies nám pomáhají: identifikovat zákazníka při přecházení mezi jednotlivými stránkami našeho webu a při opětovných návštěvách, zaznamenat si, že nám zákazník udělil souhlas dle tohoto dokumentu.
Takové cookies a další soubory jsou nepostradatelné pro fungování naší webové stránky.
Pokud ve svém prohlížeči zákazník zablokuje tyto cookies, naše webová stránka nemusí fungovat korektně a společnost Minute Group s.r.o.  nemusí být schopna zákazníkovi poskytnout služby v odpovídajícím rozsahu a kvalitě.
Dále do zákazníkova zařízení: ukládáme cookies z našeho webu, které nám umožňují: sledovat návštěvnost našeho webu, jeho jednotlivých stránek a následně vytvářet statistiky a přehledy a neposlední řadě měřit účinnost reklamy; zobrazovat zákazníkovi různé varianty našeho webu, pokud testujeme nově zřízené funkční verze našeho webu; umožňujeme uložit cookies třetím stranám, které je mohou použít: ke sběru údajů o zákazníkově chování na našem webu a na dalších webových stránkách; pro realizaci přizpůsobených nabídek zákazníkovi a cílené reklamy v rámci reklamních sítí na jiných webových stránkách, než je náš web.
Za účelem výše zmíněné realizace přizpůsobených nabídek a cílené reklamy v rámci reklamních a sociálních sítí na jiných webových stránkách, než je náš web, také předáváme reklamním a sociálním sítím údaje o zákazníkově chování na webu.
Takovým partnerům však nepředáváme zákazníkovy identifikační údaje.
Kdo Vaše osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?
Pokud využití cookies třetích stran a předání zákazníkových údajů reklamním a sociálním sítím nevypnete ve svém prohlížeči a setrváte na našich stránkách nebo kliknete na tlačítko „Rozumím“, jež je součástí upozornění, budeme mít za to, že s využíváním těchto cookies a předáváním zákazníkových údajů reklamním a sociálním sítím zákazník souhlasí.
Každopádně zákazník souhlas může kdykoli odvolat vypnutím této funkce ve svém prohlížeči.
Úplný seznam cookies je uveden na webu Minute Group s.r.o. v sekci Ochrana soukromí & cookies.
2.2.Využívání osobních údajů návštěvníků webu
Pokud navštívíte náš web zpracováváme údaje o zákazníkově chování na webu na základě našeho oprávněného zájmu (tedy bez zákazníkova souhlasu) za účelem: získání informací, na jejichž základě budeme moci naše webové stránky vylepšovat a zkvalitňovat; naším oprávněným zájmem je zde poskytnutí co nejlepších služeb pro naše zákazníky; vytváření statistik a přehledů, zejména sledování návštěvnosti našeho webu, jeho jednotlivých stránek a měření účinnosti reklamy; naším oprávněným zájmem je měření efektivnosti našeho webu a optimalizace výdajů na reklamu;
Údaje o zákazníkově chování na webu nezískáváme pouze z cookies.
Doplňujeme je také o údaje: IP adresa zákazníkova zařízení (adresa zákazníkova zařízení, pomocí které komunikuje s jinými zařízeními v síti internet); operační systém zákazníkova zařízení, jeho verze a jazykové nastavení; prohlížeč, který na zákazníkovo zařízení používá, jeho verze a jazykové nastavení; adresa webové stránky (URL adresa), ze které zákazník přichází na náš web.
Pro tyto účely zákazníkovy osobní údaje používáme po dobu 14 měsíců.
Proti tomuto zpracování má zákazník právo uplatnit námitku.

3.Pokud s námi komunikujete prostřednictvím různých kanálů Pokud s námi zákazník komunikuje prostřednictvím různých kanálů, zejména prostřednictvím call centra, emailu nebo sociálních sítí budeme zpracovávat identifikační a kontaktní údaje a záznamy o proběhlé komunikaci včetně nahrávek hovorů na základě našeho oprávněného zájmu (tedy bez zákazníkova souhlasu) za účelem: vyřízení zákazníkových požadavků; pokud zákazník realizuje u nás objednávku zboží nebo služeb resp. s námi uzavřel jinou smlouvu a jeho požadavek se vztahuje k této smlouvě, máme právo zpracování realizovat na základě plnění smlouvy se zákazníkem; evidence zákazníkových požadavků, která napomáhá jejich kontrole, že zmíněné požadavky jsou plněny řádně a včas; prokazování, že jsme zákazníkův požadavek přijali a vyřídili, např. když u nás zákazník tímto způsobem objedná nějaké zboží a později uplatní reklamaci; jejich analýzy pro zlepšování kvality našich služeb.
Pro tyto účely zákazníkovy osobní údaje uchováváme po dobu 3 měsíců.
Proti zpracování na základě našeho oprávněného zájmu má zákazník právo uplatnit námitku.

4.Pokud nám zákazník udělí svůj souhlas: Pokud zákazník až dosud nevyužíval naše služby (nemá s námi uzavřenou žádnou smlouvu, ani u nás dosud neobjednal žádné zboží či služby) a při poskytnutí svých údajů nám udělí svůj souhlas, můžeme jeho identifikační a kontaktní údaje použít pro zasílání nabídek e-mailem, textovou zprávou, sdělit zákazníkovi naše nabídky po telefonu nebo jinými elektronickými prostředky, popř. je můžeme zaslat Českou poštou. Zákazníkův souhlas je naprosto dobrovolný a může být kdykoli odvolán.
Pro odvolání souhlasu je potřeba, aby nás zákazník kontaktoval přiměřeným způsobem jehož popis je v části - Jak lze uplatnit jednotlivá práva?
Odvolání zákazníkova souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování do okamžiku tohoto odvolání.
Kdo zákazníkovy osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?
Všechny výše zmíněné zákazníkovy osobní údaje zpracovává Minute Group s.r.o. jako správce.
To znamená, že Minute Group s.r.o. stanovuje shora vymezené účely, pro které jsou zákazníkovy osobní údaje shromažďovány, určuje prostředky zpracování a odpovídá za jejich řádné provedení.
Zákazníkovy osobní údaje Minute Group s.r.o. může předávat také dalším subjektům, které se nacházejí v roli správce, a to: pokud je zákazník adresátem služby, která je u nás objednána, našim partnerům, kteří se na tomto plnění podílejí, jak je uvedeno v části Pokud jste adresátem služby, která je u nás objednána, konkrétně partnerům zajišťujícím přepravu a doručování zásilek; v rámci plnění našich zákonných povinností předat některé zákazníkovy osobní údaje správním orgánům a státním úřadům jsme-li k tomu vyzváni. na základě zákazníkova souhlasu reklamním a sociálním sítím, jak je popsáno v části Využívání souborů cookies a dalších technologií, předání údajů reklamním a sociálním sítím, a to konkrétně: Google Ireland Limited (registrační číslo: 368047), se sídlem Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irsko; podmínky ochrany soukromí této společnosti jsou dostupné zde: https://policies.google.com/technologies/ads
Pro zpracování osobních údajů rovněž využíváme služeb dalších zpracovatelů, kteří osobní údaje zpracovávají jen a pouze na základě našich pokynů a pro účely, které jsou popsány v části - Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?

Takovými zpracovateli jsou zejména:

a)poskytovatelé cloudových služeb a další dodavatelé technologií, podpory a souvisejících služeb pro naše vnitřní procesy;
b/provozovatelé marketingových nástrojů a marketingové agentury; c)poskytovatelé nástrojů pro správu a nahrávání telefonických hovorů; d)poskytovatelé SMS, e-mailových a dalších komunikačních nástrojů v případě, kdy zpracovávají osobní údaje pro zprostředkování naší komunikace s vámi; e)advokáti, daňoví poradci, auditoři, vymáhací agentury.

Z jakých zdrojů osobní údaje získáváme?

Ve většině případů zpracováváme osobní údaje, které nám poskytne zákazník v rámci objednávání zboží či služeb, nebo při komunikaci s námi.
Osobní údaje přímo od zákazníka získáváme také sledováním zákazníkova chování na našem webu. V některých případech je Minute Group s.r.o. oprávněna získávat osobní údaje z veřejných registrů a jedná se zejména o situace, kdy uplatňujeme své oprávněné zájmy, zejména zájem jednat obezřetně. Jaká máte práva při zpracování osobních údajů? Stejně jako my má zákazník svá práva a povinnosti při zpracování svých osobních údajů.

Mezi tato práva patří:

1.Právo na přístup Zjednodušeně řečeno má zákazník právo vědět, jaké údaje o něm zpracováváme, za jakým účelem, po jakou dobu, kde zákazníkovy osobní údaje získáváme a komu je předáváme. Rovněž má zákazník právo vědět kdo kromě nás jeho osobní údaje zpracovává a jaká má další práva související se zpracováním jeho osobních údajů. To vše se můžete dozvědět v tomto dokumentu „Zásady zpracování osobních údajů fyzických osob“. Pokud si i přes prostudování tohoto dokumentu není zákazník jist, které osobní údaje o něm zpracováváme, můžete společnost Minute Group s.r.o. požádat o potvrzení, že zpracovávené osobní údaje, které se zákazníka týkají, jsou či nejsou z naší strany zpracovávány oprávněně a zákazník má právo získat přístup k svým osobním údajům.
Údaje mu zašleme elektronicky na žádost na email.
2.Právo na opravu Pokud zákazník zjistí, že osobní údaje, které o něm zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, má právo na opravu těchto údajů a to bez zbytečného odkladu.
3.Právo na výmaz V určitých případech má zákazník právo na vymazání jeho osobních údajů. Minute Group s.r.o. zákazníkovy osobní údaje bez zbytečného odkladu vymaže, za předpokladu, že je splněn některý z následujících důvodů: zákazníkovy osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali; zákazník odvolá souhlas se zpracováním osobních údajů, pokud se ovšem jedná o údaje, k jejichž zpracování byl zákazníkův souhlas nezbytně nutný a zároveň nemáme jiný důvod, proč tyto údaje potřebujeme nadále zpracovávat; zákazník využije svého práva a vznese námitku proti zpracování (viz. část Právo vznést námitku proti zpracování) osobních údajů. Rovněž tak u osobních údajů jež zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů a my shledáme, že již žádné oprávněné zájmy, které by zpracování opravňovaly, nemáme nebo se domníváte, že námi prováděné zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy. Zákazník by měl mít zejména na paměti, že i když půjde o jeden z výše zmíněných důvodů, neznamená to, že budou okamžitě všechny zákazníkovy osobní údaje smazány. Toto právo nelze uplatnití v případě, že zpracování zákazníkových osobních údajů je i nadále nezbytné pro splnění naší právní povinnosti nebo určení, výkon či obhajobu našich právních nároků (viz. část Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?).
4.Právo na omezení zpracování V určitých případech může zákazník kromě práva na výmaz využít i právo na omezení zpracování svých osobních údajů. Toto právo zákazníkovi umožňuje v jistých případech požadovat, aby došlo k takovému označení jeho osobních údajů, aby tyto údaje nemohly být předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě však nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Zpracování zákazníkových osobních údajů musíme omezit zeiména když: zákazník popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu než se obě strany dohodnou na tom, jaké údaje jsou správné; zákazníkovy osobní údaje zpracováváme bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co zpracovávat musíme), ale zákazník upřednostní před výmazem takových údajů jejich omezení (např. pokud zákazník očekává, že by nám v budoucnu své údaje stejně poskytl); zákazníkovy osobní údaje již nepotřebujeme pro výše uvedené druhy zpracování, ale zákazník je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků, nebo vznese námitku proti zpracování. Právo na námitku je podrobněji popsáno níže v kapitole Právo vznést námitku proti zpracování). Po dobu, kdy probíhá šetření, zda je zákazníkova námitka oprávněná či nikoli, jsme povinni zpracování zákazníkových osobních údajů omezit.
5.Právo na přenositelnost Zákazník má právo získat od nás všechny své osobní údaje, které nám o své svobodné vůli poskytl a které zpracováváme na základě jeho souhlasu (viz. část Pokud nám udělíte svůj souhlas) a na základě plnění smlouvy. Osobní údaje budou zákazníkovi poskytnuty ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Abychom mohli na zákazníkovu žádost reagovat bez zbytečných průtahů a údaje snadno poskytnout, může se jednat pouze o údaje, které jsou zpracovávány automatizovaně v našich elektronických databázích.
6.Právo vznést námitku proti zpracování Zákazník má právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu (viz. část Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?). Jde-li o marketingové aktivity, společnost Minute Group s.r.o. přestane jeho osobní údaje zpracovávat bez dalšího prodlení; v ostatních případech tak učiníme, pokud nebudeme mít pádné oprávněné důvody pro to, abychom v takovém zpracování pokračovali.
7.Právo podat stížnost Uplatněním práv zákazníka výše zmíněným způsobem není nijak dotčeno jeho právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu. Toto právo může zákazník uplatnit především v případě, že se domnívá, že jeho osobní údaje společnost Minute Group s.r.o. zpracovává neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy. Stížnost proti námi prováděnému zpracování osobních údajů může zákazník podat u:

Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

Jak lze uplatnit jednotlivá práva?

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním osobních údajů našich zákazníků, ať se jedná o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, se může zákazník obracet na emailovou adresu objednavkyshopmg@seznam.cz
Na této adrese je zákazníkovi k dispozici náš pověřenec pro ochranu osobních údajů (DPO). Zákazníkovu žádost či podnět bude vyřízena bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve zcela výjimečných případech, například pokud se jedná o značnou složitosti zákazníkova požadavku, si vyhrazujeme právo tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém prodloužení a jeho zdůvodnění musí být zákazník informován Minute Group s.r.o.